Bí mật nhà nước là thông tin có nội dung quan trọng được xác định theo quy định của pháp luật, nếu bị lộ, mất có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc. Vì vậy, việc quản lý bí mật nhà nước phải thực hiện theo quy trình chặt chẽ; việc mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác ở trong nước, nước ngoài được quy định rất cụ thể tại Điều 14 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018.
Theo đó, để mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác ở trong nước phải được người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước cho phép.
Khi mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác ở nước ngoài phải được Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, người có thẩm quyền quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, g, h, i, k và l khoản 1 Điều 11 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước hoặc cấp phó được ủy quyền cho phép và phải báo cáo Trưởng đoàn công tác; những người có thẩm quyền bao gồm:
“a) Người đứng đầu cơ quan của Trung ương Đảng; người đứng đầu tổ chức trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng;
b) Người đứng đầu cơ quan của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Tổng Thư ký Quốc hội - Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội;
c) Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước;
d) Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
đ) Tổng Kiểm toán nhà nước;
g) Người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội;
h) Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ;
i) Người đứng đầu cơ quan thuộc Chính phủ;
k) Bí thư tỉnh ủy, thành ủy và Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
l) Cấp trên trực tiếp của những người quy định tại các điểm a, b, c, h và i khoản này.”
Trong Công an nhân dân, thẩm quyền cho phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ để phục vụ công tác ở trong nước do người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu đơn vị Công an nhân dân trực tiếp quản lý bí mật nhà nước cho phép. Khi mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ để phục vụ công tác ở nước ngoài phải được Bộ trưởng Bộ Công an hoặc Thứ trưởng được ủy quyền cho phép và phải báo cáo Trưởng đoàn công tác (theo Điều 7 Thông tư 104/2021/TT-BCA).
Người mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước, nước ngoài phải có văn bản xin phép người có thẩm quyền. Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, văn bản xin phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước phải nêu rõ:
- Họ, tên, chức vụ, đơn vị công tác;
- Tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước;
- Mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác;
- Biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước.
Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu giữ phải chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị bảo đảm an toàn do người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định và phải bảo vệ trong thời gian mang ra khỏi nơi lưu giữ.
Trong thời gian mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ, nếu phát hiện bí mật nhà nước bị lộ, bị mất, người mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải báo cáo ngay với người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, Trưởng đoàn công tác để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả. Khi kết thúc nhiệm vụ phải báo cáo người có thẩm quyền cho phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ về việc quản lý, sử dụng bí mật nhà nước và nộp lại bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức.
Xuất phát từ tính chất quan trọng của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, luật đã quy định rất chặt chẽ về thẩm quyền, quy trình thủ tục và biện pháp bảo vệ khi mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ. Trong quá trình công tác, khi có yêu cầu cần thiết phải mang văn bản, máy tính, USB, các loại khác có chứa thông tin bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ, mỗi cán bộ phải nghiên cứu, thực hiện nghiêm quy định, tránh xảy ra vi phạm, tránh làm mất, thất lạc bí mật nhà nước
